Comment réussir l’onboarding à distance des nouveaux employés

Jan 14, 2021
dessin d'une personne serrant la main à une autre personne sur une estrade

L’onboarding, l’accueil et l’intégration de nouveaux membres d’une équipe, est une étape fondamentale. Pour les organisations, l’enjeu est crucial. Pour le nouvel arrivant, aussi. Un sondage réalisé par Go2nextlevels et OfficeVibe en 2017 l’a d’ailleurs clairement démontré. Les entreprises qui ont une procédure d’accueil fidélisent deux fois mieux leurs employés que celles qui n’en ont pas, et  58 % des employés ayant bénéficié d’une telle démarche sont encore dans l’entreprise 3 ans plus tard. C’est dire si l’onboarding se doit d’être réussi. Mais l’exercice est délicat, car tout entier tourné vers le ressenti du nouvel employé, par essence difficile à saisir. Et d’une complexité redoublée quand il s’agit d’y procéder à distance.

Avec le développement du télétravail et la multiplication des équipes en remote, l’onboarding à distance des collaborateurs est une procédure dont l’utilisation va aller croissant.

Qu’il se fasse en présentiel ou en distanciel, l’onboarding doit toujours répondre aux mêmes objectifs :

- S’assurer que le nouvel employé se sente le bienvenu et l'aider à devenir productif le plus rapidement possible.

- Vérifier qu’il possède les outils, les connaissances et bénéficie d’un véritable soutien pour réaliser sa tâche.

- Partager les valeurs, la culture, les objectifs et les processus de l’entreprise.

Une fois ceci posé, comment réussir l’intégration à distance du nouvel arrivant ? Nos réponses.

Définir et communiquer clairement les attentes

L'intégration des employés avec une image claire de leurs tâches et leurs objectifs est la base d'un recrutement réussi. Vous devez vérifier que les nouveaux collaborateurs comprennent leurs tâches et les outils qu'ils utiliseront dans leur travail. Discutez des projets à venir,  et de l'accès aux ressources partagées des employés. Il peut être également utile d’établir un calendrier de disponibilité pour assister aux réunions d'équipe. Enfin, l'établissement d'objectifs et de résultats clés et leur alignement sur les indicateurs clés de performance aident les nouvelles recrues à comprendre comment leur travail est lié aux objectifs plus larges de l'entreprise et comment leur performance sera évaluée.

Présenter la culture d’entreprise

Organisez une journée d'intégration ou une session de formation à distance avec votre service RH pour passer en revue les valeurs clés de l'entreprise et les procédures qui s’y rattachent. La nouvelle recrue doit pouvoir être présentée dès le premier jour, via le système de chat utilisé en interne, au reste de l’entreprise. De plus, le manager devrait organiser avec un maximum de collègues des rencontres  en visioconférence de type “one to one”, lors des deux premières semaines de présence du nouvel arrivant. C’est une étape clé dans son processus d’intégration !

Equiper le collaborateur

Bien entendu, les ordinateurs et téléphones portables ne sont pas les seuls paramètres à prendre en compte. Tous les voyants doivent être au vert. C’est pourquoi, il est, par exemple, nécessaire de bien s’assurer que  les comptes de messagerie professionnels ont été configurés par les  équipes tech et que l'accès aux systèmes de stockage et aux plates-formes cloud est bien accessible. Enfin, le manager doit s’assurer  que le nouveau collaborateur dispose d’un espace confortable pour pouvoir travailler efficacement depuis son domicile. Dans le cas contraire, d’autres solutions devront être trouvées, comme la location d’un espace de coworking ou l’aménagement d’un espace adéquat au domicile de l’employé.

Désigner un mentor distant

Il s’agit ici d’épauler le nouvel arrivant grâce à l’aide d’une personne qui n'est pas son manager. C’est elle qui la soutiendra et la guidera tout au long de ses premiers mois au sein de l'entreprise. Cette connexion humaine individuelle est particulièrement importante pour éviter tout sentiment d'isolement ou de manque de soutien qu'un travailleur distant peut ressentir. Le mentor peut également faciliter les présentations à d'autres personnes en organisant des séances de café virtuelles et des discussions plus informelles. De plus, cela peut être un moyen efficace de renforcer la culture de l'entreprise (voir également le deuxième point).

Un cadeau, ça fait toujours du bien

Pourquoi ne pas envoyer au nouvel arrivant un petit présent comme un beau casque avec une note manuscrite de leur nouveau responsable lorsque leur matériel est livré ? Ce cadeau de bienvenue, cette touche personnelle, est un excellent moyen de faire en sorte que quelqu'un se sente apprécié. De quoi stimuler, incontestablement, l'engagement du nouvel employé. Aujourd’hui, des plateformes comme Workelo proposent aux entreprises des solutions efficaces pour fluidifier et personnaliser l’onboarding, étape cruciale dans le processus de recrutement, trop souvent sous-estimée par les entreprises...

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